Trợ lý ảo là gì – Việc thuê trợ lý ảo có thật sự cần thiết không?

0

Dù bạn là một người đã làm Thương mại điện tử kỳ cựu, hay chỉ vừa mới bắt đầu sự nghiệp kiếm tiền trực tuyến, thì việc tự mình quản lý một doanh nghiệp Thương mại điện tử không hề đơn giản một chút nào.

Có vô số các công việc mà bạn cần phải giải quyết, từ khiếu nại của khách hàng, cho đến sổ sách kế toán – những việc tiêu tốn rất nhiều thời gian quý báu, trong khi không đủ thời gian để tập trung phát triển doanh nghiệp và tạo ra nhiều doanh thu hơn. Việc có thêm nguồn lực bổ sung sẽ giúp giảm bớt gánh nặng công việc hàng ngày này, nhưng để thuê một nhân viên phụ giúp có thể sẽ nằm ngoài tầm ngân sách của bạn. Đây chính là lúc mà bạn cần cân nhắc đến việc sử dụng trợ lý ảo (Virtual assistant).

Đến đây chắc hẳn bạn sẽ tự hỏi: Vậy trợ lý ảo là gì? Họ chính là nguồn nhân lực hoàn hảo dành cho các doanh nhân đang có nhu cầu thuê ngoài, giúp đỡ họ điều hành doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cách tổng quan và đầy đủ về định nghĩa trợ lý ảo là gì, cách họ có thể làm để giúp bạn điều hành doanh nghiệp, và nơi bạn có thể tìm thấy trợ lý ảo phù hợp cho riêng mình.

Nào chúng ta cùng bắt đầu thôi!

Vậy Trợ lý ảo (Virtual Assistant) là gì?

Một trợ lý ảo là một chuyên gia có kỹ năng, có thể làm việc từ xa và giúp bạn điều hành cửa hàng trực tuyến của mình. Họ có thể làm việc một cách độc lập, từ việc nghiên cứu thị trường sản phẩm – đối thủ cạnh tranh, giải đáp các yêu cầu chăm sóc khác hàng, và các công việc liên quan đến tài chính khác. Trợ lý ảo càng nắm và hiểu được tình hình kinh doanh, họ càng có cơ hội giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.

Dù bạn đang vận hành doanh nghiệp với ngân sách ít ỏi, hay bạn đã tạo ra hàng ngàn đô doanh thu mỗi tháng, thì việc thuê trợ lý ảo vẫn là một cách hiệu quả với mức chi phí có thể chấp nhận được.


Trợ lý ảo có thể giúp được những việc gì?

Khi vận hành một cửa hàng trực tuyến, điều quan trọng là bạn cần tập trung vào các công việc cần thiết nhất để phát triển doanh nghiệp của mình, và khoảng thời gian này không bị kéo dài suốt cả ngày. Điều này đặc biệt đúng khi bạn đang làm Thương mại điện tử như một công việc bán thời gian – khi bạn đã có quá ít thời gian để có thể giải quyết mọi thứ.

Việc sử dụng trợ lý ảo chính là để phân bổ bớt khối lượng công việc và tập trung thời gian đó vào giải quyết các công việc quan trọng hơn. Có lẽ bạn đang tự hỏi đâu là những nhiệm vụ mà trợ lý ảo có thể giúp mình. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ phân tích ra các lĩnh vực nổi bật nhất mà trợ lý ảo có thể giúp bạn:

#1 Kế toán trong doanh nghiệp Thương mại điện tử

Trong kinh doanh Thương mại điện tử, việc ghi chép tổng hợp lại các giao dịch, bao gồm cả gửi tiền và nhận tiền – là điều hết sức cần thiết. Bao gồm hóa đơn các dịch vụ (như shopify | Platfox), số tiền đã chi cho các nhiệm vụ hành chính khác (như Đăng ký doanh nghiệp). Đây là những công việc khá khó nhọc và rắc rối, trong khi bạn không thể có đủ thời gian để có thể tự mình thực hiện – đây là lúc bạn cần đến một trợ lý ảo cho mình!

Bạn sẽ cần phải cung cấp cho họ một số thông tin cần thiết như mật khẩu, quyền truy cập vào một tài khoản nhất định v.v… Với chi phí bỏ ra không quá cao, nhưng bù lại là sự yên tâm cho bạn khi biết rằng các vấn đề tài chính của công ty đã có người phụ trách thay bạn.

Việc thường xuyên cập nhật thông tin về báo cáo tài chính cho doanh nghiệp Thương mại điện tử là điều vô cùng quan trọng, từ đó bạn có thể biết số thuế mà mình cần chi trả, cũng như tránh mắc phải các vấn đề pháp lý khác. Vì vậy nếu bạn cần hỗ trợ về kế toán, việc thuê một trợ ký ảo là điều bạn nên cân nhắc.

#2 Nghiên cứu thị trường sản phẩm và đối thủ cạnh tranh

Thương mại điện tử vốn dĩ đã là một thị trường vô cùng cạnh tranh, và cách duy nhất để bạn có thể thoát ra khỏi được đám đông ấy không gì khác chính là tìm cho mình nguồn cung ứng sản phẩm chất lượng cao với chi phí hợp lý. Điều này đồng nghĩa với việc bạn cần bỏ thời gian ra để nghiên cứu các sản phẩmmà người tiêu dùng đang ưu chuộng, sau đó tìm nhà cung cấp hợp lý và đáng tin cậy cho sản phẩm đó.

Nghiên cứu thị trường trực tuyến là một công việc phù hợp với trợ lý ảo, vì họ có thể làm việc hoàn toàn độc lập, sau đó báo cáo lại kết quả về sản phẩm và nhà cung cấp tốt nhất cho lĩnh vực của bạn. Điều bạn cần làm là phác thảo những gì mà mình đang tìm kiếm và họ sẽ cung cấp nó cho bạn tốt nhất có thể

Bạn cũng có thể yêu cầu trợ lý ảo thực hiện việc nghiên cứu về các đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực của mình. Họ sẽ tiến hành xem xét các cửa hàng trực tuyến đã thành công tương tự như của hàng của bạn, làm thế nào để họ đạt được thành công như vậy – điều này sẽ rất có ích cho doanh nghiệp bạn về lâu dài.

#3 Chăm sóc khách hàng

Một trong những yếu tố làm nên doanh nghiệp Thương mại điện tử thành công chính là cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất. Một khi khách hàng đã có được trải nghiệm mua sắm hoàn hảo với thương hiệu của bạn, họ sẽ còn tiếp tục quay trở lại nhiều lần nữa. Và nếu bạn có thể giữ chân được những khách hàng này sẽ rất có lợi cho doanh nghiệp của mình, vì chi phí để có được khách hàng mới sẽ tốn kém hơn rất nhiều so với việc giữ lại các khách hàng hiện tại.

Trong thời gian đầu khi mới bắt đầu vận hành, bạn có thể tự mình xử lý các công việc liên quan đến chăm sóc khách hàng, nhưng khi cửa hàng của bạn dần phát triển, bạn sẽ thấy rằng mình sẽ có ít thời gian hơn để có thể quản lý công việc này. Đây chính lúc mà một trợ lý ảo có thể giúp bạn – họ sẽ đảm nhiệm mọi thứ từ giải quyết khiếu nại, đổi trả hàng hóa cho đến xử lý các đơn đặt hàng có ý gian lận v.v…

Sử dụng trợ lý ảo để hỗ trợ trong việc chăm sóc khách hàng là một khoản đầu tư vô cùng hợp lý cho doanh nghiệp Thương mại điện tử của bạn. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho các công việc quan trọng khác, trong khi đó vẫn duy trì được chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, đem lại cảm giác cá nhân và trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho khách hàng của mình.

#4 Quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho đúng cách cũng là một trong những nhiệm vụ thiết yếu khi vận hành doanh nghiệp Thương mại điện tử. Nếu bạn nhận được đơn hàng của một sản phẩm hiện đã hết hàng, bạn sẽ cần phải thông báo cho người mua rằng đơn hàng của họ không thể thực hiện được – điều này đồng nghĩa với việc trải nghiệm mua sắm của người mua sẽ không còn nữa, họ sẽ thấy nản lòng và việc mất đi doanh thu tiềm năng là điều không thể tránh khỏi.

Một trợ lý ảo có thể giúp bạn quản lý việc lưu trữ hàng tồn kho này, tuy nhiên, nếu bạn đang kinh doanh theo mô hình Dropshipping, bạn sẽ không cần phải lo về vấn đề này. Khi đó, bạn chỉ cần liên hệ với Nhà cung cấp khi có đơn hàng phát sinh, và họ sẽ thay bạn giao sản phẩm trực tiếp đến tay người mua. Bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc quản lý hàng tồn kho nữa!


Làm thế nào để tìm Trợ lý ảo?

Trên đây là những lợi ích khác nhau mà trợ lý ảo có thể mang lại cho doanh nghiệp Thương mại điện tử của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm cho mình một người trợ lý phù hợp, tin vui là có rất nhiều nguồn tài nguyên khác nhau mà bạn có thể sử dụng, chẳng hạn như:

  • Upwork – một trong những website hàng đầu về freelance. Bạn sẽ dễ dàng tìm thấy ở đây rất nhiều trợ lý ảo phù hợp cho mình với chuyên môn về các lĩnh vực khác nhau.
  • Fiverr – một nền tảng mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để thuê ngoài các công việc Freelance. Fiverr phù hợp với những ai đang tìm kiếm trợ lý ảo với mức ngân sách eo hẹp.
  • Zirtual – là một nền tảng chuyên dụng cho trợ lý ảo. Với Zirtual, bạn sẽ có quyền truy cập vào một thư viện trợ lý ảo rộng lớn và đa dạng, luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn phát triển doanh nghiệp của mình.
  • Ultimate Guide To Hire a Virtual Assistant – một nguồn tài nguyên tuyệt vời khác cho việc thuê trợ lý ảo, được kết hợp với Freeeup.

Thông thường các trợ lý ảo sẽ tính tiền công theo giờ làm việc – vì vậy bạn sẽ cần chỉ định số giờ làm nhất định mà họ cần bỏ ra mỗi tuần. Nếu bạn không chắc chắn về số giờ cần thiết để hoàn thành một công việc nào đó, bạn có thể yêu cầu họ ghi lại lượng thời gian họ cần để hoàn thành, sử dụng các phần mềm như Toggl.

Một điểm quan trọng khác mà bạn cần lưu ý khi thuê trợ lý ảo đó chính là lĩnh vực chuyên môn của họ. Nếu bạn đã có mục đích cụ thể khi thuê trợ lý, chẳng hạn như phụ trách việc chăm sóc khách hàng, hãy ưu tiên xét chọn các ứng viên từng có kinh nghiệp xử lý các vấn đề này.


Vậy bạn có cần thiết phải thuê một Trợ lý ảo không?

Đến đây, chũng tôi đã nói cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết về trợ lý ảo, và giờ là lúc để bạn tự mình quyết định xem doanh nghiệp Thương mại điện tử của bạn có cần thuê một người như vậy không. Có rất nhiều lợi ích khác nhau mà việc thuê trợ lý ảo có thể mang lại, nhưng nếu bạn không gặp vấn đề gì trong việc xử lý khối lượng công việc hiện tại, thì điều này không cần thiết. Hãy dành chút thời gian để suy ngẫm về những vấn đề hiện tại bạn đang mắc phải, liệu chúng có thể được giải quyết nếu có sự trợ giúp từ một người khác không? Điều này sẽ giúp ích cho việc ra quyết định của bạn!

Tác giả: Andrew Roach

Người dịch: VinhTra

No comments

Có thể bạn quan tâm!